Dieta w delegacji krajowej 2026: stawki, doby i przykłady

Rozliczasz delegacje krajowe i chcesz mieć pewność, że liczysz doby tak, jak chce tego rozporządzenie? Ten artykuł zbiera wszystko, czego potrzebujesz na 2026 rok: stawkę diety, progi godzinowe, potrącenia za bezpłatne posiłki, ryczałt noclegowy i ryczałt na dojazdy, a każdy próg ilustrujemy przykładem liczbowym. Zaczynamy od tej jednej zasady, która odróżnia polski system od czeskiego i słowackiego: doba podróży jest ruchoma, a nie kalendarzowa.

Doba ruchoma, nie kalendarzowa

Zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia delegacyjnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190) należność z tytułu diet oblicza się „za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego”. Zegar rusza w momencie wyjazdu i biegnie w 24-godzinnych dobach do powrotu. Północ nie ma tu żadnego znaczenia.

Praktyczna konsekwencja: w Polsce nie ma czegoś takiego jak czeska „zasada dwóch dni kalendarzowych”, bo nie ma czego łączyć. Całą podróż mierzy jeden ciągły licznik. Jeśli przenosisz do polskiej firmy nawyki z czeskich pásem albo słowackich časových pásiem, przelicz wszystko od nowa.

Dieta krajowa 2026: 45,00 zł za dobę

Stawka wynosi 45,00 zł za dobę podróży i obowiązuje od 1 stycznia 2023 r. (§ 7 ust. 1). Wcześniej było to 38,00 zł od 28 lipca 2022 r. i 30,00 zł od 1 marca 2013 r.

Czas trwania podróży	Dieta
Podróż do doby, poniżej 8 godzin	brak należności
Podróż do doby, od 8 do 12 godzin	50% = 22,50 zł
Podróż do doby, ponad 12 godzin	100% = 45,00 zł
Podróż dłuższa niż doba: każda pełna doba	100% = 45,00 zł
Rozpoczęta niepełna doba do 8 godzin	50% = 22,50 zł
Rozpoczęta niepełna doba ponad 8 godzin	100% = 45,00 zł

Progi czasowe są liczone co do minuty i są niesymetryczne, więc warto je zapamiętać osobno:

dokładnie 8 godzin to już 50% (przepis mówi „od 8 do 12 godzin”),
dokładnie 12 godzin to nadal 50%, bo pełna dieta wymaga „ponad 12”,
dokładnie 24 godziny mieszczą się jeszcze w pierwszym wariancie („nie dłużej niż dobę”) i dają pełne 45,00 zł,
w rozpoczętej niepełnej dobie nie ma progu zerowego: nawet jedna minuta daje 50%, podczas gdy przy podróży do doby poniżej 8 godzin dieta nie przysługuje w ogóle.

Przykłady liczbowe

Podróż 7 godzin 59 minut → 0,00 zł. Dokładnie 8 godzin → 22,50 zł. Dokładnie 12 godzin → 22,50 zł. 12 godzin i 1 minuta → 45,00 zł.
Podróż 30 godzin (wyjazd wtorek 06:00, powrót środa 12:00): jedna pełna doba (45,00 zł) plus rozpoczęta doba trwająca 6 godzin, czyli 50% (22,50 zł), razem 67,50 zł.
Podróż 25 godzin: 45,00 zł plus 50% za rozpoczętą drugą dobę, razem 67,50 zł.
Podróż 32 godziny (24 godziny plus dokładnie 8): 45,00 zł + 22,50 zł = 67,50 zł. Ale 24 godziny plus 8 godzin i 1 minuta → 45,00 zł + 45,00 zł = 90,00 zł.
Podróż równo 48 godzin: dwie pełne doby bez rozpoczętej niepełnej, czyli 90,00 zł.

Kiedy dieta nie przysługuje wcale

§ 7 ust. 3 wyłącza dietę w dwóch punktach, zanim w ogóle dojdzie do arytmetyki potrąceń:

pkt 1: za czas delegowania do miejscowości stałego lub czasowego pobytu pracownika oraz w przypadkach z § 10, czyli przy zwrocie kosztów przejazdu do domu w dniu wolnym podczas podróży trwającej co najmniej 10 dni,
pkt 2: gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Drugi przypadek jest wart podkreślenia: pełne wyżywienie zeruje dietę wprost, a nie przez sumowanie potrąceń za trzy posiłki. Na rozliczeniu powinno to być widoczne jako wyłączenie z § 7 ust. 3 pkt 2, a nie jako „potrącenie do zera”.

Potrącenia za bezpłatne posiłki: 25 / 50 / 25

Gdy pracownik ma zapewniony bezpłatny posiłek, dietę zmniejsza się o jego wartość przyjętą ryczałtowo (§ 7 ust. 4):

Zapewniony bezpłatny posiłek	Potrącenie
śniadanie	25% diety = 11,25 zł
obiad	50% diety = 22,50 zł
kolacja	25% diety = 11,25 zł

Kluczowa jest podstawa: procenty liczy się od pełnej diety z § 7 ust. 1, czyli od 45,00 zł, także w dobie, za którą należy się tylko połowa. Przepis mówi wprost o zmniejszeniu „kwoty diety, o której mowa w ust. 1”.

Stąd konsekwencje, które zaskakują przy pierwszym rozliczeniu:

Podróż 10 godzin (50% = 22,50 zł) z bezpłatnym obiadem: potrącenie 22,50 zł liczone od pełnej diety zjada całą należność → 0,00 zł.
Ta sama podróż z obiadem i kolacją: potrącenia 22,50 zł + 11,25 zł = 33,75 zł, ale wynik nie schodzi poniżej zera → 0,00 zł. Nadwyżka nie przechodzi na inne doby ani nie pomniejsza ryczałtów.
Podróż 26 godzin (45,00 zł + 22,50 zł = 67,50 zł) z hotelowym śniadaniem: 67,50 zł − 11,25 zł = 56,25 zł.

Śniadanie w cenie hotelu liczy się jako posiłek zapewniony, bo § 7 ust. 5 nakazuje stosować potrącenia odpowiednio, gdy pracownik korzysta z usługi hotelarskiej obejmującej wyżywienie. Posiłek, do którego pracownik dopłaca, nie jest bezpłatny, więc nie powoduje potrącenia. Przy podróży wielodobowej każdy posiłek pomniejsza dietę za tę dobę, na którą przypadł. Potrąceń nie sumuje się w skali całego wyjazdu.

Za granicą procenty są inne: 15% za śniadanie, po 30% za obiad i kolację, a podstawą jest stawka państwa docelowego z tabeli diet zagranicznych.

Nocleg: rachunek do limitu albo ryczałt 150%

Sytuacja	Należność
Nocleg z rachunkiem w obiekcie hotelarskim	zwrot w wysokości z rachunku, do 20-krotności diety = 900,00 zł za dobę hotelową (§ 8 ust. 1)
Rachunek ponad limit	pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot ponad limit w uzasadnionych przypadkach (§ 8 ust. 2)
Brak rachunku i brak bezpłatnego noclegu	ryczałt 150% diety = 67,50 zł za każdy nocleg (§ 8 ust. 3)
Warunek ryczałtu	nocleg trwa co najmniej 6 godzin między godzinami 21 i 7 (§ 8 ust. 4)
Wyłączenia	brak zwrotu i ryczałtu za czas przejazdu oraz gdy pracodawca uzna, że możliwy jest codzienny powrót (§ 8 ust. 5)

Przykłady: rachunek na 850,00 zł za noc mieści się w limicie i podlega zwrotowi w całości. Rachunek na 1 100,00 zł wymaga zgody pracodawcy w uzasadnionym przypadku, ale udokumentowany nocleg zwraca się wtedy w całości i w całości jest zwolniony. Zapisanie zgody i jej powodu to dobra praktyka, a nie warunek zwolnienia nadwyżki. Nocny pociąg z 23:00 do 06:00 nie daje ryczałtu, bo to czas przejazdu, mimo że siedem godzin między 21 a 7 formalnie upłynęło. Przyjazd do hotelu o 02:00 i wyjazd o 07:00 również nie daje ryczałtu, bo między 21 a 7 nocleg trwa tylko 5 godzin (§ 8 ust. 4).

Warunek sześciu godzin jest bezwzględny: za nocleg krótszy niż 6 godzin między 21 a 7 ryczałt nie przysługuje. Pracodawca spoza sfery budżetowej może go wypłacić na podstawie własnego regulaminu, ale taka kwota wykracza poza wysokość „określoną w przepisach”, więc podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu jak wynagrodzenie (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT, § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego).

Limit porównuje się za każdą dobę hotelową osobno, nigdy do sumy z faktury zbiorczej za kilka nocy.

Ryczałt na dojazdy: 20% za każdą rozpoczętą dobę pobytu

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, czyli 9,00 zł (§ 9 ust. 1). Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów (ust. 2), a na jego wniosek pracodawca może zgodzić się na pokrycie kosztów udokumentowanych zamiast ryczałtu (ust. 3).

Dwie rzeczy, które w praktyce sprawiają najwięcej kłopotu:

Ryczałt jest niezależny od diety. Przepis wiąże go z rozpoczętą dobą pobytu, a nie z prawem do diety. Krótki, pięciogodzinny wyjazd z biletem tramwajowym nie daje diety, ale w locco daje jeden ryczałt 9,00 zł.
Podstawy liczenia są różne. Dieta liczy doby podróży, § 9 liczy doby pobytu. Przy prostym wyjeździe wychodzi to na to samo, ale przy podróży 30-godzinnej mamy dwie rozpoczęte doby pobytu, czyli 2 × 9,00 zł = 18,00 zł, niezależnie od tego, jak rozłożyła się arytmetyka diety.

Gdy pracownik jedzie prywatnym samochodem rozliczanym kilometrówką, w locco ryczałt domyślnie nie przysługuje. Samochód zastępuje komunikację miejscową, a wypłacenie obu świadczeń naraz to klasyczny błąd: kontrola zarzuci podwójne finansowanie tych samych kosztów. Tak samo działa samochód służbowy. Pracodawca może to wstrzymanie zdjąć widoczną decyzją, a rzeczywiste koszty biletów można rozliczyć na podstawie dokumentów z § 9 ust. 3.

Podatek i składki

Diety i inne należności za czas podróży służbowej są wolne od podatku dochodowego do wysokości określonej w rozporządzeniu delegacyjnym (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT) i w tej samej granicy nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego). Dotyczy to również pracowników firm prywatnych, których regulamin przewiduje stawki wyższe.

Przykład: regulamin wynagradzania ustala dietę 80,00 zł za dobę. Za pełną dobę podróży 45,00 zł jest zwolnione z podatku i wyłączone ze składek, a pozostałe 35,00 zł stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu razem z wynagrodzeniem. Płacić mniej niż 45,00 zł nie wolno: art. 77⁵ § 4 Kodeksu pracy ustanawia tę kwotę jako próg.

Kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe obowiązuje osobny reżim, bo art. 21 ust. 15c ustawy o PIT wyłącza wobec nich zwolnienie z pkt 16. Granice zwolnienia dla wszystkich składników rozliczenia omawiamy w artykule o należnościach z delegacji nieopodatkowanych.

Zaokrąglanie: reguły nie ma

W całym rozporządzeniu delegacyjnym nie ma żadnego przepisu o zaokrąglaniu. Kwoty wynikające z obliczeń są podawane z dokładnością do grosza (22,50 zł, 11,25 zł, 56,25 zł, 67,50 zł) i tak są wypłacane. Czeski model, w którym ustawa nakazuje zaokrąglenie w górę do pełnych koron w obie strony, nie ma w Polsce odpowiednika.

Zapowiadana zmiana: 45,00 zł → 60,00 zł

Projekt rozporządzenia MRPiPS (RCL 12406408) podnosi dietę krajową do 60,00 zł. Ponieważ ryczałty są procentami diety, a projekt nie rusza §§ 8–9, cała kaskada przelicza się sama: ryczałt noclegowy 90,00 zł, limit noclegu 1 200,00 zł, ryczałt na dojazdy 12,00 zł. Wersja projektu z 21 maja 2026 r. wskazuje wejście w życie 1 stycznia 2027 r., ale akt nie jest podpisany ani opublikowany, więc przez cały 2026 rok obowiązuje 45,00 zł. Projekt przewiduje też przepis przejściowy: podróż rozpoczęta przed zmianą i zakończona po niej rozlicza się częściowo według starych, a częściowo według nowych stawek.

Jak liczy to locco

Do szybkiego sprawdzenia jednej podróży wystarczy kalkulator diet w delegacji. Ruchoma doba to dokładnie ten rodzaj arytmetyki, w którym arkusz kalkulacyjny po cichu generuje błędy: wystarczy jedna minuta po dwunastej godzinie i kwota się podwaja. locco, aplikacja do rozliczania delegacji, liczy doby od wprowadzonych godzin wyjazdu i powrotu, stosuje progi z § 7 ust. 2 co do minuty, potrąca zapewnione posiłki od pełnej diety, ale nie schodzi poniżej zera, i dolicza ryczałty noclegowy oraz dojazdowy. Oznacza wypłaty, które przekraczają limit wolny od podatku, a przy ręcznie zmienionej diecie drukuje kwotę wyliczoną według rozporządzenia. Wynikiem jest rozliczenie delegacji z rozpisanymi dobami.

Czego locco nie robi: nie rozbija wypłaty na część zwolnioną i nadwyżkę do opodatkowania, bo tę różnicę liczy księgowa, i nie stosuje samodzielnie wyłączenia diety z § 10, więc dobę przejazdu do domu w dniu wolnym trzeba poprawić ręcznie.

Najczęściej zadawane pytania

Ile wynosi dieta krajowa w 2026 roku?

45,00 zł za dobę podróży krajowej. Stawka obowiązuje od 1 stycznia 2023 r. i nie zmieniła się od tamtej pory. Podniesienie do 60,00 zł jest projektowane od 1 stycznia 2027 r., ale rozporządzenie nie zostało jeszcze podpisane ani opublikowane.

Czy doba liczy się od północy?

Nie. Polska doba podróży jest ruchoma: biegnie 24 godziny od momentu wyjazdu do powrotu, niezależnie od kalendarza. To zasadnicza różnica wobec Czech i Słowacji, gdzie należność ocenia się osobno za każdy dzień kalendarzowy.

Kiedy dieta w ogóle nie przysługuje?

Gdy podróż nie dłuższa niż jedna doba trwa krócej niż 8 godzin, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie oraz za czas delegowania do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu (§ 7 ust. 2 i 3).

Od jakiej kwoty liczy się potrącenie za bezpłatny posiłek?

Zawsze od pełnej diety, czyli od 45,00 zł, także w dobie, za którą przysługuje tylko połowa. Śniadanie to 11,25 zł, obiad 22,50 zł, kolacja 11,25 zł. Wynik nie schodzi poniżej zera i nie przenosi się na inne doby ani na ryczałty.

Ile wynosi ryczałt za nocleg bez rachunku?

150% diety, czyli 67,50 zł za każdy nocleg, ale tylko wtedy, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21 i 7. Za krótszy nocleg ryczałt nie przysługuje, a jeśli pracodawca mimo to go wypłaci, kwota traci zwolnienie z PIT i ze składek. Ryczałt nie przysługuje też za czas przejazdu ani wtedy, gdy pracodawca uzna, że pracownik może codziennie wracać do domu.

Czy ryczałt na dojazdy przysługuje przy jednodniowym wyjeździe?

Tak. W locco ryczałt 20% diety, czyli 9,00 zł, należy się za każdą rozpoczętą dobę pobytu, niezależnie od tego, czy dieta w ogóle przysługuje. Nie przysługuje, gdy pracownik nie ponosi kosztów dojazdów. W locco dotyczy to domyślnie także jazdy prywatnym albo służbowym samochodem, choć pracodawca może uchylić to wstrzymanie decyzją widoczną w systemie.

Czy kwoty diet się zaokrągla?

Rozporządzenie nie zawiera żadnej reguły zaokrąglania. Kwoty wynikające z obliczeń są podawane z dokładnością do grosza (22,50 zł, 11,25 zł, 56,25 zł) i tak są wypłacane. To różnica wobec Czech, gdzie ustawa nakazuje zaokrąglanie w górę do pełnych koron.

Artykuł opiera się na rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190, § 7–§ 11), Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277, art. 77⁵), ustawie o PIT (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 592, art. 21 ust. 1 pkt 16 i ust. 15c) oraz rozporządzeniu składkowym (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 316, § 2 ust. 1 pkt 15). Stan prawny: sierpień 2026 r.

Powiązane artykuły: Polecenie wyjazdu służbowego 2026 i Diety i kilometrówka 2026: tabela stawek.