Kilometrówka 2026: stawki i ewidencja przebiegu pojazdu

Pracownik jedzie w delegację własnym samochodem i pyta, ile dostanie za kilometr. Odpowiedź w Polsce jest prostsza niż u sąsiadów (jedna stawka, jedno mnożenie, bez liczenia zużycia paliwa), ale kryje trzy pułapki: stawki są maksymalne, a nie gwarantowane; kategorie pojazdów są zamknięte; a ewidencja przebiegu pojazdu chroni kogoś innego, niż większość osób sądzi. Ten artykuł porządkuje wszystkie trzy.

Stawki obowiązujące w 2026 roku

Stawki wynikają z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271) w brzmieniu nadanym rozporządzeniem z 22 grudnia 2022 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 5), obowiązującym od 17 stycznia 2023 r.

Kategoria pojazdu	Stawka maksymalna
Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm³	0,89 zł/km
Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³	1,15 zł/km
Motocykl	0,69 zł/km
Motorower	0,42 zł/km

Granica pojemności działa włącznie: silnik o pojemności dokładnie 900 cm³ mieści się w niższym progu („do 900 cm³”), a wyższa stawka zaczyna się od 901 cm³.

Tabela nie zna samochodów elektrycznych, hybrydowych ani wodorowych. locco wycenia je po 1,15 zł/km, przez analogię do progu powyżej 900 cm³, i zaznacza przy nich, że limit pozostaje nierozstrzygnięty. Dostawczaków, ciężarówek i autobusów nie rozlicza kilometrówką w ogóle, bo te pojazdy są poza katalogiem z § 3 ust. 3.

Historia stawek pokazuje, dlaczego nie należy budować żadnej automatycznej indeksacji: pierwotny przepis z 2002 r. przewidywał coroczną waloryzację, ale nowelizacja z 2004 r. zastąpiła cały § 2 tekstem samych stawek i klauzula waloryzacyjna zniknęła. Efekt: między 14 listopada 2007 r. a 16 stycznia 2023 r. stawki stały w miejscu przez piętnaście lat (0,5214 zł/km i 0,8358 zł/km dla samochodów osobowych, 0,2302 zł/km dla motocykla, 0,1382 zł/km dla motoroweru).

Jedna stawka, żadnego paliwa

Zwrot liczy się jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr ustalonej przez pracodawcę (§ 3 ust. 4 rozporządzenia delegacyjnego). To całość zwrotu kosztów przejazdu: paliwo, zużycie pojazdu i ubezpieczenie mieszczą się w stawce.

Jeżeli znasz model czeski (stawka podstawowa plus zużyte paliwo według dowodu rejestracyjnego i ceny paliwa) albo słowacki, odłóż go na bok. W Polsce nie uwzględnia się zużycia, nie ma ustawowej ceny paliwa i nie ma dowodu zakupu paliwa w rozliczeniu kilometrówki. Nie ma też żadnych dopłat za przyczepę ani za przewożone osoby, bo takich kategorii polskie przepisy nie znają.

Ta sama stawka w złotych obowiązuje w podróży zagranicznej: § 3 ust. 3 mówi o przejeździe „w podróży krajowej lub podróży zagranicznej”, więc przejazd prywatnym samochodem po Niemczech rozlicza się w złotych według polskich stawek. Same diety za taki wyjazd liczy się już według stawki państwa docelowego z tabeli diet zagranicznych.

To pracodawca ustala stawkę, ustawa tylko ją ogranicza

To najczęstsze nieporozumienie. Przepis mówi o stawce „ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż” stawka z rozporządzenia. Te cztery stawki to limity maksymalne, a nie gwarantowane kwoty.

Pracodawca ustala 0,80 zł/km dla samochodu powyżej 900 cm³, przejechano 100 km → 80,00 zł, w całości zwolnione. Nie ma obowiązku „dopłacenia” do 1,15 zł/km.
Pracodawca ustala 1,30 zł/km, przejechano 400 km → wypłata 520,00 zł, limit zwolnienia 400 × 1,15 zł = 460,00 zł, więc 60,00 zł stanowi przychód pracownika podlegający PIT i składkom. Po stronie firmy ta nadwyżka nie jest kosztem uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a ustawy o PIT, art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy o CIT).

Warto też zapamiętać, że polskie stawki są maksimami, podczas gdy czeskie są minimami, więc kierunek kontroli jest tu dokładnie odwrotny.

Zgoda, wniosek i dopuszczalne pojazdy

Przejazd samochodem prywatnym wymaga dwóch rzeczy naraz: wniosku pracownika i zgody pracodawcy (§ 3 ust. 3). Zgoda dotyczy konkretnej podróży, więc polecenie wyjazdu służbowego powinno mieć rubrykę „zgoda na przejazd pojazdem prywatnym”. Wypełniona jest jednocześnie dowodem, że warunek z § 3 ust. 3 został spełniony.

Katalog pojazdów jest zamknięty: samochód osobowy, motocykl, motorower. Prywatny bus, samochód dostawczy czy ciężarowy nie ma w polskim prawie żadnej stawki maksymalnej, więc dla niego kilometrówki się nie rozlicza. Pozostaje ścieżka udokumentowanych wydatków z § 4.

Pojazd nie musi należeć do pracownika. Przepis wymaga jedynie, by nie był własnością pracodawcy, więc samochód współmałżonka, pożyczony albo wynajęty spełnia warunek. To odwrotnie niż przy jazdach lokalnych, gdzie zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT dotyczy pojazdów stanowiących własność pracownika.

Osobny problem to samochody elektryczne i hybrydowe. Klasyfikacja opiera się na pojemności skokowej silnika, której pojazd elektryczny nie ma, a rozporządzenie nie przewiduje dla niego żadnej kategorii. Praktyka najczęściej stosuje stawkę dla aut powyżej 900 cm³, ale jest to rozwiązanie stosowane przez analogię, a nie na podstawie przepisu, i właśnie ono ma zostać uporządkowane w projektowanej reformie stawek.

Ewidencja przebiegu pojazdu: chroni pracodawcę, nie pracownika

Tu warto być precyzyjnym, bo to najczęściej mylony punkt całego tematu.

Rozporządzenie delegacyjne nie wymaga ewidencji. W jego tekście słowo „ewidencja” nie występuje ani razu. Obowiązkiem pracownika jest rozliczenie kosztów w ciągu 14 dni (§ 5), a liczba kilometrów wchodzi do rozliczenia przez sam dokument delegacji.

Zwolnienie pracownika z PIT też nie jest warunkowane ewidencją. Art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT ogranicza zwolnienie kwotowo i nie stawia warunku ewidencyjnego, w przeciwieństwie do pkt 23b dotyczącego jazd lokalnych, gdzie taki warunek zapisano wprost.

Ewidencja wpływa na koszty podatkowe pracodawcy. Art. 23 ust. 5 ustawy o PIT (i lustrzany art. 16 ust. 5 ustawy o CIT) wymaga udokumentowania przebiegu w ewidencji potwierdzanej na koniec każdego miesiąca, a w razie jej braku wydatki na używanie samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Art. 23 ust. 7 wylicza minimalną treść ewidencji: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy skąd–dokąd, liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km, kwotę wynikającą z przemnożenia oraz podpis i dane podatnika.

Praktyczny wniosek: ewidencję warto generować zawsze, nawet gdy pracownik jej nie potrzebuje. Nic nie kosztuje, a chroni koszty firmy.

Delegacja to nie jazdy lokalne

Polscy użytkownicy notorycznie mieszają dwa reżimy, które łączy jedynie tabela stawek.

	Delegacja (podróż służbowa)	Jazdy lokalne
Podstawa wypłaty	§ 3 ust. 3–4 rozporządzenia delegacyjnego	umowa cywilnoprawna i rozporządzenie z 2002 r.
Wzór	km × stawka pracodawcy, za każdą podróż	miesięczny ryczałt albo km według ewidencji
Limity kilometrów	brak	300 / 500 / 700 km miesięcznie zależnie od wielkości gminy
PIT pracownika	zwolnione w granicach limitu	opodatkowane, poza wąskimi grupami z art. 21 ust. 1 pkt 23b
ZUS	wyłączone w granicach limitu	wyłączone w granicach limitu
Ewidencja	niewymagana przepisami delegacyjnymi	wymagana przy wariancie kilometrowym

Jest też punkt styku, o którym trzeba wiedzieć w firmach stosujących oba reżimy: podróż służbowa trwająca co najmniej 8 godzin liczy się jako dzień nieobecności zmniejszający miesięczny ryczałt za jazdy lokalne o 1/22 (§ 4 ust. 2 rozporządzenia z 2002 r.).

Co dolicza się obok kilometrówki

Opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania oraz miejsca parkingowe to „inne niezbędne wydatki” z § 4 ust. 2 rozporządzenia delegacyjnego. Zwraca się je obok kilometrówki, w wysokości udokumentowanej, a gdy dokumentu nie da się przedstawić, na podstawie pisemnego oświadczenia z § 5 ust. 2. Samej kilometrówki nie dokumentuje się rachunkiem: to iloczyn, a nie poniesiony wydatek.

Trzeba natomiast pamiętać o interakcji z ryczałtem na dojazdy: przy podróży rozliczanej kilometrówką ryczałt 20% diety w locco domyślnie nie przysługuje, bo samochód zastępuje komunikację miejscową. Tak samo działa samochód służbowy, a pracodawca może to wstrzymanie zdjąć widoczną decyzją. Piszemy o tym w artykule Dieta w delegacji krajowej 2026, a wysokość diet i ryczałtów dla konkretnego wyjazdu sprawdzisz w kalkulatorze diet w delegacji.

Zmiana stawek w trakcie podróży

Rozporządzenie z 22 grudnia 2022 r. nie zawiera przepisu przejściowego dla delegacji (jego § 2 dotyczy wyłącznie ryczałtu za jazdy lokalne), więc najbezpieczniej przyjąć, że limit wyznacza stawka obowiązująca w dniu przejazdu, a nie w dniu rozliczenia. Przykład na podstawie ostatniej zmiany: 100 km samochodem powyżej 900 cm³ przejechane 16 stycznia 2023 r. daje limit 100 × 0,8358 zł = 83,58 zł, a te same 100 km przejechane 17 stycznia 2023 r. dają 115,00 zł. Gdy jedna pozycja obejmuje kilometry z obu stron granicy zmiany, właściwym rozwiązaniem jest rozbicie jej na dwie pozycje.

Zapowiadana reforma stawek

Projekt podnoszący dietę krajową (RCL 12406408) nie dotyka kilometrówki. Zmienia wyłącznie § 7 ust. 1 rozporządzenia delegacyjnego oraz załącznik ze stawkami zagranicznymi do tego samego rozporządzenia.

Osobno zapowiadana jest reforma samych stawek kilometrowych, zastępująca podział według pojemności silnika podziałem według mocy i rodzaju napędu, wraz z kategoriami dla pojazdów elektrycznych i hybrydowych. Nie została jednak opublikowana, a jej wejście wymaga najpierw zmiany ustawy o transporcie drogowym, bo obecne upoważnienie ustawowe z art. 34a ust. 2 każe uwzględniać rodzaj pojazdu i jego pojemność. Do czasu ogłoszenia w Dzienniku Ustaw wiążące pozostają stawki 0,89 / 1,15 / 0,69 / 0,42 zł/km.

Jak liczy to locco

locco, aplikacja do rozliczania delegacji, ma stawki kategorii pojazdów wprost z rozporządzenia i nie pozwala ich edytować, bo to lista ustawowa, a nie pole do wypełnienia. Za przejazd pojazdem danej kategorii wypłaca stawkę maksymalną obowiązującą w dniu przejazdu, a kwotę wpisaną ręcznie powyżej tego limitu oznacza jako przekraczającą maksimum ustawowe. Z tych samych danych powstaje ewidencja przebiegu pojazdu z pełnym zestawem pól z art. 23 ust. 7 (trasa skąd–dokąd, kilometry, stawka, kwota, dane pojazdu i miejsce na miesięczne potwierdzenie), czyli dokument, który broni kosztu podatkowego firmy.

Jeśli firma płaci mniej niż stawka ustawowa, na przykład 0,80 zł/km, locco rozliczy przejazd według tej stawki.

Najczęściej zadawane pytania

Ile wynosi kilometrówka w 2026 roku?

Stawki maksymalne obowiązujące od 17 stycznia 2023 r.: 0,89 zł/km dla samochodu osobowego o pojemności do 900 cm³, 1,15 zł/km powyżej 900 cm³, 0,69 zł/km dla motocykla i 0,42 zł/km dla motoroweru.

Czy do kilometrówki dolicza się koszt paliwa?

Nie. Polska kilometrówka to jedna stawka za kilometr obejmująca całość kosztów używania pojazdu. Czeski i słowacki model dwuskładnikowy, w którym do stawki podstawowej dolicza się zużyte paliwo, w Polsce nie istnieje.

Czy pracodawca musi płacić stawkę ustawową?

Nie. Stawkę ustala pracodawca, a przepis wyznacza jedynie górną granicę. Stawka niższa jest zgodna z prawem i w całości zwolniona z podatku; stawka wyższa jest dopuszczalna, ale nadwyżka ponad limit stanowi przychód pracownika i podstawę wymiaru składek.

Czy pracownik musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Zwolnienie pracownika z podatku nie jest uzależnione od ewidencji, a rozporządzenie delegacyjne nawet nie zna tego pojęcia. Ewidencja chroni jednak koszt podatkowy pracodawcy: bez niej wydatek nie stanowi kosztu uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ustawy o PIT, art. 16 ust. 5 ustawy o CIT).

Czy kilometrówka obejmuje samochód dostawczy albo bus?

Nie. Zgoda z § 3 ust. 3 rozporządzenia obejmuje wyłącznie samochód osobowy, motocykl i motorower, a stawki maksymalne istnieją tylko dla tych pojazdów. Dla innych pojazdów pozostaje ścieżka udokumentowanych wydatków z § 4.

Jaka stawka obowiązuje dla samochodu elektrycznego?

Przepisy nie przewidują kategorii dla pojazdów elektrycznych, bo klasyfikacja opiera się na pojemności skokowej silnika, której samochód elektryczny nie ma. Praktyka najczęściej stosuje stawkę 1,15 zł/km przez analogię, ale przepisy tego nie rozstrzygają. Uporządkować to ma projektowana reforma stawek.

Czy opłaty za autostradę i parking mieszczą się w stawce za kilometr?

Nie. Opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania oraz miejsca parkingowe to inne niezbędne wydatki z § 4 ust. 2 i zwraca się je dodatkowo, w wysokości udokumentowanej.

Artykuł opiera się na rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271, § 2 w brzmieniu Dz.U. z 2023 r. poz. 5), rozporządzeniu delegacyjnym (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190, § 3–§ 5), ustawie o PIT (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 592, art. 21 ust. 1 pkt 16 i 23b, art. 23 ust. 1 pkt 36 oraz ust. 4, 5 i 7), ustawie o CIT (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554, art. 16 ust. 1 pkt 30 oraz ust. 4 i 5) i ustawie o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1490, art. 34a). Stan prawny: sierpień 2026 r.

Powiązane artykuły: Diety i kilometrówka 2026: tabela stawek i Należności z delegacji nieopodatkowane w 2026 roku.